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“企业商业秘密管理”系列之四/保密合同应当注意哪些要点

保密合同是企业最为常用的合同,在实务中问题很多:搞不清楚为什么要签订保密合同、保密范围不明确、保密义务主体的保密义务不清楚、保密期限不具有可操作性、违约责任较难确定等。这些问题解决不好,导致的后果就是保密合同形同虚设,达不到保密的目的。

一、签订保密合同的目的

任何合同的签订都是有目的的,保密合同同样如此。签订保密合同的目的有二:

(一)要求保密义务主体对合同约定的保密信息履行保密义务并承担相应责任。

(二) 明确保密信息的范围,即明确保密义务人员需要保密的信息是什么。这一目的是为了证明合同约定的信息属于保密信息,为权利人进一步主张该信息为商业秘密提供证据。

二、完整性要求

(一)合同的主体部分,双方的主体信息(企业信息与身份信息)应当填写完整。

1、合同主体信息完整,不仅是达到合同的形式要求,而且在解决纠纷特别是在诉讼时能够提供合同当事人的准确身份信息。

2、合同当事人如果是个人的,身份证号码应当完整,住所应当填写其真实地址,并应当明确约定该地址为合同对方与司法机关的文件送达地址,联系电话应当填写合同当事人的真实电话或手机号码(有利于联系与送达)。

(二) 合同内容的完整性:

1、合同内容中有选择项的,应当明确选择项。

2、合同内容中有填空项的,应当根据实际情况填写内容,不得有空,不需要填写的应当划删除线表示不填。

(三) 合同签署部分的完整性:

1、合同签署主体均应当在签署部分进行真实签署,个人必须真实签名。

2、合同签署日期必须填写。

(四)同一合同签署多份的,各份内容应当相同。

(五)留存的合同文本应当是原件,原则上不得以邮件、传真、微信等方式签署合同,如果以上述方式签署合同的,事后应当及时补办原件。

三、保密范围

(一)“保密范围”是保密合同最重要的内容之一,约定的是“保密信息是什么”,因此“保密范围”约定越具体,越有针对性,“保密信息”则越容易确定。相反约定越抽象,“保密信息”则越不容易确定。

(二)“保密范围”应当根据保密义务主体或项目进行确定。

1、针对保密义务主体的,“保密范围”应当根据保密义务主体接触或者可能接触的保密信息进行针对性列举,尽量应当明确列举。

2、针对具体项目的,应当将该项目涉及的具体保密信息名称进行针对性列举。例如:某项目中有某个技术方案,该技术方案中有一项自动识别技术,在列举保密信息时,如果该“自动识别技术”为保密信息,应当将该“自动识别技术”列入其中。

如果不能列举项目信息名称的,应当将小项信息(如“某项目技术方案”)进行列举,尽量将项目具有保密必要的信息类别全部列举出来。

(三)“保密范围”一般表述方式:

1、一般表述顺序:“本项目”的具体项目保密信息、公司的商业秘密、公司其他保密信息。

2、“本项目”的具体项目保密信息,一般要求将“本项目”具体的项目保密信息进行针对性列举,要求对保密信息的具体名称进行列举,如果不能将具体名称进行列举的,应当将分类的类别名称进行列举。

3、“公司的商业秘密”条款,属于“兜底条款”,一般要求将技术信息与经营信息的分类全部列明。

4、“公司其他保密信息”主要包括二类信息:公司需对第三方承担保密义务的信息、公司明确要求对方保密的其他信息。并非企业所有的信息都属于商业秘密,合同对方对于“其他保密信息”不负有法定保密义务,只能通过合同约定由其承担合同约定的保密义务。

(四)常见问题。

1、对“保密范围”作概括性约定。如“保守公司商业秘密”、“对公司的商业秘密应当履行保密义务”,这一类概括性约定的“保密范围”是没有针对性的,在司法实践中是有可能不被认定为对某项具体信息采取了保密措施,也有可能不会被认定为合同对方对某项具体信息负有保密义务。

2、“保密范围”列明的信息类别过大。如“保密范围:技术信息”,如果因某具体项目涉及的信息发生的侵权纠纷,则侵权人及有可能以该涉案信息不属于保密合同约定的信息为抗辩理由,即容易发生争议。相反,如果在“保密范围”中直接列明为“某项目技术信息”,则直接缩小了范围,侵权人很难以不在保密范围为抗辩理由。

四、保密义务主体的保密义务

(一)“保密义务”是指保密义务主体应当做什么及不应当做什么。

(二)“保密义务”主要包括以下内容:不得非法获得、不得泄露、不得非法使用、不得非法接触及禁止其他侵害保密信息的行为。

(三) 可以根据保密主体或项目的具体情况有针对性地确定保密义务主体的保密义务。

五、保密期限

(一)“保密期限”是保密合同最重要的内容之一,核心问题是保密义务的终止时间。

(二)“保密期限”分为以下层次:商业秘密的保密期限、其他保密信息的保密期限。

(三)“保密期限”的一般表述:

1、 由权利人主动对外公开为止。

这种表述对于保密信息的权利人具有较强的主动性,特别适用以下情形:其保密信息可能已经由第三方公开,但权利人认为还是具有保密的必要性,因此要求对方在权利人单方主动公开之前不得泄露信息。如某项技术在某个专业杂志上有论文论述,但由于该杂志的专业性,该论文并不为普遍知悉,对于权利人而言该项技术实际还是具有保密的必要性,因此要求对方必须保密,在权利人主动公开该技术之前,不得以某杂志上有论文为由对外泄露。

2、至项目完成之日或自合同签订之日起多少年。

这是相对固定的期限,可以根据项目实际情况选择与确定。

3、至约定的保密信息公开为止。

在实务中,这一表述最为常见,但这种表述有一定的问题:如果由第三方公开,但权利人认为还是有保密的必要性,是否需要对方继续保密。

六、违约责任

(一)“违约责任”也是保密合同最重要的内容之一,是追究违约方责任的依据。

(二)“违约责任”的内容一般是:内部处罚、违约金、实际损害索赔、制止侵权行为与违约行为所支付的合理开支索赔。

(三) 违约金可以约定惩罚性违约金,可以针对不同违约情况与违约后果设置多个档次违约金。

(四) 针对实际损失超过违约金的损失索赔,应约定赔偿金额的计算方式。计算方式应当具有可操作性,切忌计算方式过于复杂,或计算方式中所需要依据的资料难以提供或收集。

(五) 应约定合理开支的索赔费用。

七、其他事项

(一) 送达地址约定,以解决合法送达地址问题。

(二) 管辖约定,以协议管辖解决管辖问题。