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一、电子签约平台

我国《劳动合同法》明确规定:建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。因此劳动合同对于企业与员工之间劳动关系的重要性不言而喻。在目前的企业管理中,除劳动合同外,企业往往还会根据自身的需要,与员工签订各种不同的单项协议,包括保密、竞业限制、培训服务期、额外公司福利等等。然而在传统的纸质合同签署模式下,企业在操作层面会面临许多困难,特别是员工人数众多、人员流动性强或是存在异地用工情形的企业,不仅需要为此投入人力物力,遇上合同毁损、丢失、过期未及时续签等问题时,企业还会蒙受损失。

为了解决这些实践中的管理困难,不少企业选择采用电子邮件或邮寄的形式远程签署,此举在一定程度上帮助企业提升了管理效率,但也带来了潜在的风险。笔者在近年内就处理过不少此类争议,企业方与员工就合同文本的效力发生争议,并且发现企业方所保管的文本并非由员工本人所签署,而这些争议所产生的缘由,大多是由于企业在通过邮件或邮寄形式签约时,无法现场确认员工的实际签署情况,也就给少数“别有用心”之人,留下了代签、冒签的漏洞。

当面签约太费时费力,远程签约又有风险,企业面临的两难困境该如何破局?电子签约平台或许给出了一种新的解答方式。

2020年3月4日,人力资源社会保障部办公厅就疫情防控措施影响下订立电子劳动合同有关问题特别复函,文件中首次明确了只要用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。此处的“电子形式订立劳动合同”并非我们一般所理解的电子邮件往来等形式,而是指“使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。”同时还规定“用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。”这种订立劳动合同的新型“电子形式”在实践中最常见的体现形式,即是本文要讨论的电子签约平台。

实际上,电子签约平台并不算是完全的新生事物,早在2013年商务部就发布了《电子合同在线订立流程规范》,一些电子签约平台开始为企业和个人提供服务,之后的几年内,随着《网络安全法》、《电子商务法》、《密码法》等逐步施行,《电子合同国家标准》的实施、《电子签名法》的修订等一系列法律和行业标准的完善,电子签约在民商事领域的适用不断扩大,越来越多的企业开始选择和尝试使用电子签约平台进行合同的签署,在劳动人事领域也是如此。

电子签约平台的签约服务与传统签约模式有明显的区别,既无需形成和保存纸质文件,也不需要签约双方同时到场,企业和员工只要在平台上完成相应的身份认证程序,就可以通过在平台上的点击操作轻松完成合同的签订,所有合同以及签约数据均由平台在云端储存。平台会根据企业的需要,为企业出具相关的签约证明文件,有些平台还会为企业提供诸如合同到期提醒之类的附加服务,身份认证的形式也在技术发展下逐步扩充,目前大部分平台都提供包括手机短信、身份证信息、指纹识别、人脸识别在内的多种不同的认证形式。

从可以公开检索到的案例来看,目前的司法实践中,通过电子签约平台签署的合同,在提供了平台相应资质文件和证明材料后,电子签约合同的效力通常会被司法机关所采信。当然这也并非万无一失,因为在电子签约平台上所签订的合同效力未被认可,而最终引发使用者与电子签约平台间索赔纠纷的个别案例亦有发生。整体而言,电子签约服务的市场已经形成,并且有着不断扩大的趋势。

笔者的建议是,企业在选择使用电子签约平台的服务时,应当对平台本身谨慎筛选,因为在此模式下平台的资质、管理和技术水平与企业的合同管理风险直接相关。除了对于电子签约平台是否具有法律规定的资质和认证予以甄别,对于具体服务内容和服务形式也要加以关注和事先约定,包括选择何种验证形式、平台数据的保存期限、平台的加密措施和保密义务,以及因平台违约造成的责任承担等事宜,以保障企业管理风险的可控性。