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二、电子签到考勤

考勤管理是企业人力资源管理中的重要组成部分,无论是工资奖金的计算、休假审核、加班管理,还是涉及到缺勤旷工的违纪处理等,都与企业对员工的考勤管理息息相关,从劳动争议处理的角度来看,这些事项也常常是劳动争议的高发领域。传统的企业考勤管理方式,除去最原始的人工签到方式,无外乎打卡考勤、指纹考勤等,这些考勤形式要求企业花费一定的成本采购并安装考勤设备,并且还需要一定的人力来完成定期的数据整理和设备维护工作。因此实践中的许多小微企业或初创企业,在成本收益的衡量之下,选择放弃进行考勤管理。

针对此类需求,科技公司们用电子签到工具为企业的考勤管理提供了新的可能。在智能手机高度普及的今天,借助移动设备的客户端进行电子签到,通过实时获取使用者签到的时间和地理位置信息来确保签到的准确度,同时基于账号和设备绑定等设置,也能一定程度上减少“代打卡”等情况的出现。除了使用上的便捷性之外,电子签到工具仅需要使用者和管理者在手机上下载特定APP即可近乎“零成本”实现考勤管理,这一成本上的优势,使得电子签到工具首先获得了小微企业和初创企业的青睐,而其在实际使用中体现出的高度便捷性,又进一步推动其他公司放弃传统考勤模式,转而考虑应用电子签到工具。目前市场上最为广泛被应用的电子签到工具“钉钉”,在签到功能之外还同时兼具了移动办公平台的一些基础功能,对于营收相对有限的公司而言,基本可以将其作为一个免费的、小型OA办公系统来运用在自身的日常管理中。

在笔者看来,将电子签到工具仅仅作为传统考勤制度的一种“平价替代”,无疑是低估了它的价值。事实上,电子签到工具与移动设备的结合,使得它突破了传统考勤模式受制于固定办公地点的限制,从而能够实现一些传统考勤制度下无法完成的管理模式。

2018年在广东省发生过一个真实案例,一家从事空调设备销售的贸易公司,其核心业务团队负责在全国各地从事设备销售工作。员工小江(化名)作为其区域销售经理,日常工作内容就是前往各地拜访客户洽谈业务。该公司要求销售部门的员工全部使用“钉钉”签到平台,并且为销售团队制定了如下考勤规则:

(1)  一日两次签到,签到时间段分别是上午8点半-12点半,下午1点半-5点半;

(2)  签到的同时需要在系统中记录当天的行程、拜访的客户、以及跟进的项目的信息;

(3)  签到地点每月连续三天出现在一个地点则为无效打卡,按旷工处理。

员工小江因连续五天在同一地点签到打卡,并且存在多天没有完成每天二次签到的情形,被该公司以旷工违反公司规章制度为由解除了合同。双方就解除发生劳动争议后,经仲裁及法院审理,最终认定公司的考勤管理制度有效,解除合同符合规定,为合法解除。

这个案例所描述的外勤销售人员,恰是传统模式下企业最难以进行考勤管理的类型,类似的还包括无固定办公场所的外派员工,零售或连锁行业的巡店管理人员等。电子签到工具的出现,对于此类人员的出勤管理带来了全新的思路和操作可能性,公司在对这些员工进行有效出勤管理的同时,还可以同时对其工作情况予以了解和核实,这对企业的管理效率又是新的提升,也能帮助企业应对复杂的企业考勤管理需求。

那使用了电子签到工具,公司的出勤管理就可以高枕无忧了吗?并不尽然。

前文所述的电子签到工具在使用上的高度便捷,和不受限于固定办公地点的特性,当应用于加班管理时,则会体现出不利于企业的一面。电子签到的原理是通过定位的形式在指定地点打卡,受限于目前的技术,打卡定位存在一定的容错范围,因此签到记录并不一定能够如实反映签到人的实际工作情况。员工甚至可以在不实际进入办公地点的情况下,很轻易的形成一个定位于办公地点的打卡记录,并以此作为自己主张加班工资的事实依据。这一点在近年来涉及加班工资的案件里体现的尤为明显。笔者去年就曾代理一起案件,从仲裁到诉讼阶段的争议焦点始终围绕在电子签到的记录本身是否足以作为证明员工上下班情况的依据。在这个问题上,笔者建议公司还是应当建立起有效的加班申请及审核制度,从而避免因员工通过恶意签到来取得超额的加班费用。

笔者认为,电子签到工具相比传统模式各有利弊,企业是否选择使用电子签到工具,可以根据自身的行业特性和考勤管理需要来综合判断。同时,考虑到电子签到的数据可以由员工端的单方操作来形成,并且是以电子数据的形式保存在服务商处,因此建议企业定期对签到数据进行统计和回顾,通过适当的形式与员工进行确认,以避免后续发生争议。企业还应注意,在电子签到平台上,及时做好入离职员工的权限管理和数据保存,以免因为员工权限关闭或数据删除等人为操作因素使公司在争议处理中陷入被动。