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四、工时记录系统

在一些特定的行业,比如笔者本人所在的律师行业,以及会计、咨询等其他服务行业中,广泛存在着计时收费的服务模式。因此在此类行业的企业内,往往会使用一套针对员工的工作时间记录和管理系统。此类工时记录系统要求使用者将详细的工作内容和工作时间上传并予以记录,最终汇总成企业对外收费的依据。

此类系统的使用过程通常由几方共同参与,首先是员工本人记录工作时间并上传,通常经过企业规定的管理者复核及审批后形成最终的计费依据。从工时记录本身的性质来说,其相比于笔者在上文中所提及的电子签到记录,更能够反应员工真实的工作情况,因为其记录的内容通常直接指向工作任务本身。近年来,随着劳动者维权意识的不断增强,通过工时记录系统的数据来主张加班费的案件也不时出现。

笔者就代理过一起此类型的案件,笔者代理一位在外资律师事务所工作的翻译人员简某,简某的工作内容即是为不同的客户翻译相关法律文件和资料,事务所向客户收取的服务费用中包含简某的翻译工作费用,因此事务所为其设立了账号,要求简某定期上传个人的工作小时数。简某根据其个人工时记录系统所显示的数据,其每月的实际工作时间远超法定的工作小时。同时根据法律规定,用人单位安排劳动者加班的,需要依法安排补休或者支付加班工资。因此在该案围绕员工加班费主张所展开的讨论中,焦点在于,在企业的工时记录系统上所记录的工作时间,是否能够被认定为“用人单位安排的工作”。此案经仲裁、一审、二审,最终法院认为,虽然工时记录系统是企业设置和要求员工使用的,但仅仅依靠工时记录系统的数据,不能单独作为员工加班事实的依据,仍然需要有其他的相关材料,共同形成相互印证的证据链,才能够作为认定加班事实的有效依据。

另外笔者需要特别提醒企业一点,在很多企业中,存在多种电子工具共同运用的情况,比如同时使用签到考勤设备、工时记录系统、办公系统的加班审批程序等,由于不同系统所收集的数据来源不完全相同,互相之间存在差异,因此企业需要在制度和管理规范中予以明确,以哪一项数据作为公司考勤管理和加班管理的依据,如何处理不同系统之间的差异,以免在发生争议时,陷入自我冲突的局面。