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五、其他常见电子工具在企业管理中的运用

还有一类电子工具,不同于上文中所罗列的情形,他们并非为了企业管理工作的目的而创立,但在实践过程中却被广泛应用在了企业的日常管理过程中。微信可以说是其中一个最典型的例子,微信作为一个即时通讯工具,诞生最初是为了社交而设计的,然而在目前的实践中,绝大多数的企业管理者和员工都曾在工作过程中使用微信作为工具。在笔者办理诉讼案件的过程中,几乎每个案件的证据材料中都会出现“微信聊天记录”的身影。微信作为并非为办公设计的产品,具有一些先天性的缺陷,比如它无法体现用户的真实身份,昵称和头像可以随时进行修改,群组的建立、解散和成员变动都可以轻易单方操作,聊天记录也可以随时进行删减,这些特性都使得它在作为争议案件中的证据时,其真实性和完整性极易遭到质疑。

随着微信在社会生活和工作中的广泛使用,对于微信记录如何作为证据呈现也有了不断的探索和尝试。在广东省出台的《互联网电子数据证据举证指引》中,就对包括微信记录在内的一系列电子数据的举证给出了指导,包括要求出具原始载体、对用户个人信息界面进行截图固定、提供完整的对话记录等。目前部分公证处也开展针对微信记录的公证业务。

笔者曾代理一起外资企业的劳动争议案件,对于该案件中一项关键事实的认定,可作为证据的是员工与其直接上级之间的微信聊天记录,员工否认该微信聊天记录的其中一方为其本人,而该员工的微信并非以手机号码注册,因此无法通过手机号码的实名认证来证明该员工的身份。而员工的直接上级是一位外籍人士,因此双方之间的日常微信交流均是以英语进行,聊天过程中从未直接提及该员工的真实姓名。到此为止,如何证明该名员工就是发生对话的相对方成为了该案中最大的挑战。最终经对双方之间近一年内聊天记录的全面查阅,发现该员工曾因上班途中驾驶车辆发生碰擦事故而通过微信向主管申请休假,在交流情况时,其将一份事故责任认定书拍照后通过微信发送给了主管。在事故责任认定书上,按照交规记明了车主全名及身份证号信息,最终据此锁定了该微信账户背后的使用者。

以上所简单介绍的几种电子工具仅是目前企业管理中的冰山一角,一个确定的事实是,我们正身处在一个信息技术飞速发展的时代,技术的变革日新月异。不可否认的是,新技术、新工具的出现,在带来效率提升的同时总是伴随着未知的风险和不确定性。但是一味排斥对新事物的尝试和应用未免太过因噎废食。对于新科技的运用是顺应科技进步和企业管理的必然趋势,与此同时,企业也需要在新型工具的运用中要兼顾风险管控,对此,笔者提出几点原则性的建议:

(1)  妥善保存原始数据和原始载体;未经处理的原始数据永远是最有效力的,任何对数据的传输、复制、编辑都会削弱其完整性和真实性,特别是涉及公证或鉴定程序时,原始载体和原始数据永远是必要条件。

(2)  对电子工具使用者身份进行身份认证;电子工具的使用过程中,每一个真实的使用者都藏在数据代码的背后,因此无论使用何种平台或是工具,确定使用者的真实身份是有效规避风险的重要手段。

(3)  对于重要数据善用公证。在争议处理过程中,电子数据在效力方面存在一些先天的劣势,因此企业应当对电子数据的风险有充分的认识,对于特别重要的数据,提前通过公证程序能够有效帮助企业控制风险的发生。

笔者也在此呼吁,在证据信息化的大时代背景下,相关司法部门也应当正视电子工具以及电子数据在社会经济活动中被广泛应用的事实,早日出台针对电子数据作为证据的举证规范、认定规则和指导案例,不断完善电子数据的鉴定技术和范围,推动电子证据体系的完整构建,和在司法实践应用过程中的规范化和法制化发展。