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【编者按】

 

随着“互联网+”模式的飞速发展,各类电子工具在日常工作中的运用也越来越广泛。受新冠肺炎疫情影响居家办公、远程办公成为新的社会热点,更加速了电子工具在日常工作中的推广。新型电子工具是企业管理中的双刃剑,其广泛运用帮助企业管理者有效提升管理效率,也给企业的劳资争议处理带来了新的挑战。如何用好新型电子工具这把双刃剑,提升管理效率,保障数据安全成为当下最值得思考的问题。为此,威科先行特邀段和段律师事务所的顾俊律师,针对企业管理中常用新型电子工具给出可落地的实操建议,助力企业管理现代化。

【作者介绍】

 
 
 

顾俊 上海段和段律师事务所 合伙人

加入段和段之前,段律师曾在国内领先的劳动法专业所保华律师事务所担任合伙人,在劳动法领域深耕超过十年。顾俊律师担任多家知名公司的常年法律顾问,长期为大型公司提供劳动人事相关咨询。负责为客户公司制订并完善人事管理制度体系,审核修订相关法律文本,协助处理日常管理中的员工关系问题,取得了非常良好的效果。

顾俊律师擅长代理客户参与各类劳动争议案件的调解、仲裁及诉讼,帮助客户应对突发事件和危机,协助公司与工会或员工进行沟通谈判,为公司制定人力资源重组及员工安置方案,在劳动人事领域具有广泛的专业实践及经验。

顾俊律师获评钱伯斯劳动法领域受认可律师称号。在执业的同时,顾俊律师作为上海市闵行区劳动人事争议仲裁委员会的兼职仲裁员,审理众多劳动争议案件,还担任上海市劳动和社会保障学会会员,上海律协劳动与社会保障业务研究委员会委员。在学术和实务领域均积累了丰富的经验。

【专题内容】

 

2020年伊始,一次突如其来的疫情爆发,对于不同行业不同规模的企业都是一场前所未有的挑战。为了在严格的疫情防控政策和复工复产的社会需求之间寻求平衡,居家办公、远程办公成为新的社会热点,诸多企业选择运用各类电子工具在特殊时期维系日常工作的开展。实质上,随着科技的飞速发展,企业依托多种多样的电子工具来开展经营管理早已不是一件新鲜事,伴随着近年来“互联网+”风潮的兴起,传统企业管理的各个环节中,都有相应的电子工具应运而生,这些新型电子工具在帮助企业管理者完成“云端管理”、有效提升管理效率的同时,也为企业的劳资争议处理环节带来了新的挑战。

不同于传统企业管理模式下,注重“白纸黑字”书面存档方式的理念,层出不穷、五花八门的电子管理工具将一切信息均存储为隐形的电子数据,企业管理者们在享受着快捷高效的同时,也难免对这些“看得见摸不着”的电子数据的安全性产生一些顾虑。特别是当劳资矛盾发生,甚至走向劳动仲裁、诉讼时,电子数据的存证难、举证难问题常常让企业困扰不已。

笔者在办理劳动争议案件的过程中,对此就有切身的感受。基于劳动争议案件的特性,企业方往往承担着较重的举证责任,而近年来,劳动争议案件的证据类型正在发生明显的转变。我国《民事诉讼法》规定了包括当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录在内的八种证据类型,在传统的劳动争议案件中,书证往往是最为常见也使用最多的证据类型,然而近年来,跟随着企业管理方式的变化和电子工具的广泛应用,电子数据越来越多地成为了劳动争议案件中的证据呈现形式。随之而来的,是对于电子数据真实性的争论,越来越多地成为案件事实认定中核心争议。

“这个账号不是我登录的”、“这个数据是后台改的”、“这个没有原件我不认可”,诸如此类由电子数据引发的争论在劳动争议处理中不断上演,一些企业管理者也不禁发出了疑问,电子工具到底能不能用?用什么?怎么用?用了会有哪些风险?笔者将在本文中,以目前企业管理中较为常见的几项电子管理工具为例,结合实务案例分享一些想法和建议,与企业共同探讨电子管理工具的运用之道。

我国《劳动合同法》明确规定:建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。因此劳动合同对于企业与员工之间劳动关系的重要性不言而喻。在目前的企业管理中,除劳动合同外,企业往往还会根据自身的需要,与员工签订各种不同的单项协议,包括保密、竞业限制、培训服务期、额外公司福利等等。然而在传统的纸质合同签署模式下,企业在操作层面会面临许多困难,特别是员工人数众多、人员流动性强或是存在异地用工情形的企业,不仅需要为此投入人力物力,遇上合同毁损、丢失、过期未及时续签等问题时,企业还会蒙受损失......

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考勤管理是企业人力资源管理中的重要组成部分,无论是工资奖金的计算、休假审核、加班管理,还是涉及到缺勤旷工的违纪处理等,都与企业对员工的考勤管理息息相关,从劳动争议处理的角度来看,这些事项也常常是劳动争议的高发领域。传统的企业考勤管理方式,除去最原始的人工签到方式,无外乎打卡考勤、指纹考勤等,这些考勤形式要求企业花费一定的成本采购并安装考勤设备,并且还需要一定的人力来完成定期的数据整理和设备维护工作。因此实践中的许多小微企业或初创企业,在成本收益的衡量之下,选择放弃进行考勤管理……

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培训是企业在人力资源管理中的重要环节,然而组织一场线下培训并非一件易事。无论是企业内部组织还是寻求外部资源,一场传统线下培训的举办受到时间、场地、人员数量等多个维度的因素影响。因此,顺应着技术发展的趋势,有越来越多的企业选择建立在线的培训系统,或者借助第三方的在线培训平台为企业的员工进行培训。大多数的员工培训,作为企业对员工管理的一项辅助手段,无论最终是否能够达到培训的实际目的,都很少会涉及劳动争议的发生和处理。实践中,可能与劳动争议存在关联的培训一般涉及两种类型,以下笔者将分别说明……

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在一些特定的行业,比如笔者本人所在的律师行业,以及会计、咨询等其他服务行业中,广泛存在着计时收费的服务模式。因此在此类行业的企业内,往往会使用一套针对员工的工作时间记录和管理系统。此类工时记录系统要求使用者将详细的工作内容和工作时间上传并予以记录,最终汇总成企业对外收费的依据……

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还有一类电子工具,不同于上文中所罗列的情形,他们并非为了企业管理工作的目的而创立,但在实践过程中却被广泛应用在了企业的日常管理过程中。微信可以说是其中一个最典型的例子,微信作为一个即时通讯工具,诞生最初是为了社交而设计的,然而在目前的实践中,绝大多数的企业管理者和员工都曾在工作过程中使用微信作为工具。在笔者办理诉讼案件的过程中,几乎每个案件的证据材料中都会出现“微信聊天记录”的身影。微信作为并非为办公设计的产品,具有一些先天性的缺陷,比如它无法体现用户的真实身份,昵称和头像可以随时进行修改,群组的建立、解散和成员变动都可以轻易单方操作,聊天记录也可以随时进行删减,这些特性都使得它在作为争议案件中的证据时,其真实性和完整性极易遭到质疑……

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